Aktiv forsyning - for bedre lagerstyring

Det har vært en bevisst strategi å redusere antall ansatte som kan bestille varer på vegne av Helse Nord-Trøndelag. Per i dag er det rundt 250 av våre over tre tusen ansatte som kan bestille varer som skal brukes på sykehusene. Det kan være alt fra forbruksmateriell på sengepost til kulepenner og papir for kontoransatte. Målet er å frigjøre tid for klinisk personell, slik at klinikerne kan bruke mer av tiden sin på pasienter i stedet for å bestille varer.
I tillegg er det et mål å sikre bedre etterlevelse av inngåtte avtaler og redusere antall feilbestillinger. Nærmest et lite Kinderegg dette altså.

Tilbake i september 2023 ble steril- og sentrallageret på Sykehuset Levanger avviklet i forbindelse med atet nytt logistikksentere ble etablert på Heimdal. Siden da har alle sykehusene i regionen fått lagervarer levert fra lageret på Heimdal, til de mange lokale lagrene som finnes rundt omkring på sykehusene. Flere av lagrene på Sykehuset Namsos og Sykehuset Levanger er «ryddet og optimalisert», i et prosjekt kalt forsyning 2.0. Fortsatt gjenstår det å rydde en del lagre.

-Jobben min går ut på å gå grundig gjennom hver eneste vareartikkel som brukes og sjekke forbruket opp mot forbruksrapporter. Det gir meg oversikt over topper og bunner, med tanke på forbruk av varer ute i avdelingene. Ut fra dette setter vi, sammen med avdelingene, et mål for minimum- og maksimumsverdi på hvor mye de trenger å ha på lager. På den måten unngår vi at de har for mye liggende, men samtidig sikrer vi at de har nok av det de bruker, sier Siri Helene Vandvik.

-Oi, en skikkelig grundig ryddeprosess altså?
-Ja. I tillegg til å definere «hvor mye av hver artikkel», sikrer jeg også at det er plass nok til det de skal ha. Det betyr at jeg går gjennom alle skuffesystemet og kurver, og bytter ut kurver om det er behov for det og setter opp skillevegger. Men kanskje viktigst at jeg ser til at alt som hører i lag, ligger i lag – og ikke litt her og noe der, sier Vandvik.

Før lagrene blir ryddet gjennomføres et oppstartsmøte med seksjonene og avdelingene. Her gjennomgår forsyningsavdelingen hva som er mål og hensikt, og forteller hvem i forsyningsavdelingen som blir avdelingens «aktive forsyner». De blir på mange en «personlige varebestiller». 

-Hovedmålet vårt er å frigjøre tid for klinisk personell, og det lykkes vi med i måten vi gjør dette på. Vi får mange gode tilbakemeldinger på endringene fra sykepleiere som har «strevd» med å bestille varer. SAP (systemet som brukes til varebestilling) er ikke av de mest intuitive, så vi har flere eksempler der bestillinger har gitt noe underlige utslag. Det er ikke sikkert du forventet å få en pall med toalettpapir når du trodde du hadde bestilt en pakke, sier avdelingssjef Marius Løvlie Kristoffersen i forsyningsavdelingen.

-Ser dere noen effekter av dette arbeidet da?
-Ja. Klinisk personell sparer tid, vi har fått bedre lagerstyring på de lokale lagrene og vi er bedre på å overholde innkjøpsavtalene. Varer på lager er «død kapital», så effektiv lagerstyring er viktig. Vårt mål er at helsepersonellet skal føle seg litt sånn som ungdommen har det hjemme. Det er bare å åpne kjøleskapsdøra så finner du Coca-Cola, uten at du må tenke på hvordan den kom dit. Det skal vi sørge for, sier Løvlie Kristoffersen.

Størst effekt og gevinst av arbeidet så langt ser man ved Sykehuset Namsos, der sykehuset har hatt ett noe eldre lagersystem enn hva tilfellet har vært ved Sykehuset Levanger.

Når denne teksten skrives er Siri Helene Vandvik i gang med å «rydde» et nytt lokalt lager. Denne gangen er det intensivavdelingen på Sykehuset Levanger som står for tur. 

-Vi som er aktive forsynere har faste avdelinger som vi følger opp. Vi får derfor god kontakt med folkene og blir godt kjent med dem. På det viset får vi til et godt samarbeid. Vi forsøker å standardisere så mye som mulig, men vi tar naturligvis høyde for de behovene som de enkelte avdelingene har. De er jo ikke helt like, så noe tilpasning blir det, sier Siri Helene Vandvik.